Quels outils, quelles techniques pour améliorer la gestion du temps

Le pendulage

Le pendulage permet de fixer des normes de travail et d’organiser le travail. Le temps d’exécution moyen d’une tâche étant adopté comme standard de temps, le responsable peut, en ménageant les temps de repos nécessaires :

  • estimer le temps global nécessaire pour un travail donné et de la planifier,
  • évaluer le nombre d’employés à affecter à une activité,
  • déterminer les moyens supplémentaires à envisager : augmentation de l’effectif, des moyen matériels.
L'auto-analyse continue

La mesure des temps permet de découvrir les temps improductifs et ainsi d’améliorer la productivité. La méthode de contrôle des temps la plus utilisée dans les services administratifs est l’auto-analyse continue. Elle est basée sur l’enregistrement, par l’exécutant lui-même, des opérations effectuées. Elle a pour but de connaître le temps d’exécution normal des opérations confiées à un poste. Elle consiste à calculer les moyennes de temps à partir d’enregistrements effectuées sur des imprimés d’auto-analyse ou d’autopointage.

La planification

Ordonnancer des activités, les planifier, c’est les répartir dans le temps de façon à tenir les délais imposés et à optimiser l’utilisation des moyens : hommes, machines.

La planification définit la situation future d’après les résultats à obtenir, en tenant compte des ressources disponibles en matériels et personnel. Elle se décline en trois étapes :

  • Définir les tâches et préciser le délai d’exécution :
    • Quel travail à exécuter ?
    • Quel volume (nombre de documents…) ?
    • Quelle difficulté ?
    • De quel délai dispose-t-on ?
    • Quel temps d’exécution prévoir ?
  • Ordonnancer les tâches : les répartir dans le temps
    • Quel outil d’ordonnancement choisir ?
    • Comment réaliser la planification ?
    • Quelles sont les tâches les plus urgentes ?
    • Quelles sont les priorités ?
    • Quelles sont les antériorités ?
  • Suivre la réalisation et faire face à l’imprévu
    • Le planning est-il respecté ?
    • Comment faire face aux imprévus : absences, pannes, urgences
La méthode N.E.R.A.C

Noter
Dans la colonne "Activités", sans s’occuper de l’ordre chronologique ni être limité par leur durée, on note toutes les activités, toutes les tâches à exécuter durant cette semaine.

Estimer
A chacune des tâches de votre liste, on attribue une durée approximative notée dans la colonne « Durée prévue ».

Réserver
L’estimation des durées ne peut être faite avec certitude : il faut "prévoir large" de façon à réserver du temps pour les imprévus. On considère généralement que 60 % du temps seulement peut être planifié.

Arbitrer
Il faut établir des priorités en se posant pour chaque tâche la question : "Est-ce urgent ou important ? Ou simplement urgent ? Est-ce important mais non urgent ?"

Pour chaque tâche de la liste, on complète d’abord les colonnes "Important"et/ou "Urgent" (de + + à - -) puis on arbitre en complétant les colonnes "Décision" et "Quand ?" ("A faire cette semaine ?" prévoir le jour dans la colonne
"Quand ?" - "A reporter plus tard" – "A rejeter")

Contrôler
Durant la semaine, on raye au fur et à mesure les activités réalisées et on compare la durée réelle et la date de réalisation (à noter dans la colonne "Contrôle") avec la durée et la date prévue.

Puis en fin de semaine on fait le point (tâches prévues qui n’ont pu être réalisées, tâches accomplies qui n’avaient pas été prévues) et on analyse : comment remédier aux écarts entre prévisions et objectifs ?

Fiche pour établir des priorités - Semaine du .../.../... au .../.../...
Activités
Durée prévue
Important
Urgent
Décision
Quand ?
Contrôle

 

 

 

 

           

Les agendas
Pour les activités courantes, l'indispensable agenda-papier sert d'aide-mémoire et de base pour l'organisation du travail. C'est l'outil de planification le plus courant. L'agenda électronique peut être à usage individuel ou à usage collectif. C'est alors un agenda classique tenu sur ordinateur.

Les plannings et échéanciers
Un planning permet de :

  • visualiser les prévisions concernant l'exécution d'un travail, le déroulement d'une activité,
  • suivre l'exécution des différentes phases,
  • réaliser des contrôles sur l'avancement des travaux.

Quand il s'agit d'activités exceptionnelles, le planning peut être réalisé sur une simple feuille de papier. Le planning à fiches en T est utilisé quand l'activité envisagée fonctionne par unités de temps complètes. Le planning à gouttières s'adapte à tous les problèmes. Les plannings électroniques – logiciels de gestion de projet – permettent de gérer un projet.

Un échéancier permet de classer des documents à la date à laquelle ils doivent être traités.

La méthode QQOQCCP
Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ? Elle est aussi appelée "Hexamètre mnémotechnique de Quintilien".